Als een klant niet betaalt, volg je verschillende stappen afhankelijk van de situatie:

• In B2B-situaties hoef je geen herinnering te sturen, maar het is wel gebruikelijk. Betaalt de klant na herinneringen nog niet, dan kan je de factuur uitbesteden aan een incassobureau.
• In B2C-situaties ben je verplicht om twee betalingsherinneringen te sturen voordat je de factuur mag overdragen aan een incassobureau.

Een gestructureerde workflow helpt je om facturen snel betaald te krijgen. Hier is een voorbeeld van hoe mijn workflow eruitziet:

1. Factuur uitsturen met een betaaltermijn van twee weken.
2. 5 dagen vóór de vervaldatum: Een e-mail met een vriendelijke herinnering: “Let op, de factuur komt binnenkort te vervallen.”
3. 1 dag ná de vervaldatum: Een e-mail waarin je meldt dat de factuur is verlopen en vraagt om betaling.
4. Na twee weken nog steeds geen betaling: Een laatste waarschuwing wordt verstuurd, waarin je aangeeft dat de factuur wordt uitbesteed aan een incassobureau en dat er extra kosten bij komen.
5. Dag van uitbesteding: Nog een laatste e-mail als herinnering. Als er dan niet wordt betaald, wordt de factuur direct overgedragen aan een incassobureau.

Door deze workflow te automatiseren via je boekhoudprogramma, bespaar je tijd en blijf je proactief richting je klanten.

Kortom, door duidelijke stappen te volgen en je betalingsproces te automatiseren, verklein je de kans op onbetaalde facturen en zorg je voor een strakke debiteurenadministratie.