Als ondernemer vraag je je misschien af welke kosten je kunt aftrekken van de winst van je bedrijf. Het is een brede en complexe vraag, want hoewel er veel mogelijk is, zijn er ook beperkingen. In deze video leg ik uit wat het uitgangspunt is bij de aftrekbaarheid van kosten en geef ik je handvatten om te bepalen welke uitgaven je wel of niet kunt opvoeren.
Bekijk de video hieronder om meer te leren over welke kosten aftrekbaar zijn en waar je op moet letten.
Het bepalen van welke kosten aftrekbaar zijn van de winst van je bedrijf is een ingewikkeld onderwerp met veel nuances. Het algemene uitgangspunt is dat er een zakelijk belang moet zijn bij de kosten. Een handige vuistregel is jezelf afvragen: “Als ik voor een werkgever had gewerkt en ik had deze uitgave gedaan, zou ik dan met het bonnetje naar mijn baas kunnen gaan om het geld terug te krijgen?” Als het antwoord ja is, is de kans groot dat de kosten aftrekbaar zijn.
Er zijn echter uitzonderingen en specifieke regels voor bepaalde soorten kosten. Vakliteratuur is bijvoorbeeld alleen aftrekbaar als het door een brancheorganisatie is aangewezen als zodanig. Algemene boeken over ondernemerschap of romans zijn niet aftrekbaar. Wat betreft kleding: deze is alleen aftrekbaar als er een duidelijk zichtbaar logo van minimaal 70 cm² op staat of als het gaat om kleding die niet normaal buiten werktijd wordt gedragen, zoals een bouwhelm of een doktersjas. Kleding die je koopt voor bijvoorbeeld een branding shoot, maar die ook buiten werktijd gedragen kan worden, is niet aftrekbaar.
Autokosten zoals benzine en parkeerkosten zijn alleen aftrekbaar als je een auto van de zaak rijdt. Gebruik je je privéauto voor zakelijke doeleinden, dan kun je in plaats daarvan een zakelijke kilometervergoeding in aftrek brengen. Boetes, zoals voor het te laat indienen van je btw-aangifte, zijn nooit aftrekbaar en zorgen ervoor dat je dubbel gestraft wordt.
Eten en drinken vallen onder strenge voorwaarden. Als je met een zakenrelatie uit eten gaat, zijn deze kosten onder bepaalde voorwaarden aftrekbaar, maar de btw mag je alleen terugvragen als het niet in een horecagelegenheid is genuttigd. Als je onderweg bent voor je werk en niet thuis kunt eten, mag je de kosten soms wel aftrekken, zelfs als je alleen bent.
Kosten voor het inrichten van een kantoor aan huis zijn niet aftrekbaar. Dit geldt ook voor consumpties zoals koffie die je thuis drinkt tijdens het werken. Als je echter een extern kantoor huurt, mag je de inrichting wel als zakelijke kosten opvoeren.
Niet alle kosten die je op de zaak mag zetten, zijn volledig aftrekbaar; sommige zijn slechts gedeeltelijk aftrekbaar. In de categorie Inkomstenbelasting ga ik hier dieper op in, dus bekijk zeker die video’s voor meer informatie over kosten die wel en niet aftrekbaar zijn.
Belangrijk om te onthouden:
Het is essentieel om kritisch te kijken naar elke uitgave en te beoordelen of er een zakelijk belang is. Gebruik de vuistregel: zou een werkgever deze kosten voor een werknemer betalen? Zo voorkom je dat je onterecht kosten opvoert die niet aftrekbaar zijn en blijf je binnen de wettelijke kaders. Door bewust om te gaan met je zakelijke uitgaven, optimaliseer je niet alleen je belastingpositie maar voorkom je ook problemen met de Belastingdienst.